Im Kampf gegen die Flut – E-Mail Archivierung und Bearbeitung
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Elektronische Nachrichten sind eine tolle Erfindung: sie können in rasanter Geschwindigkeit in die ganze Welt geschickt werden und kosten so gut wie nichts, denn nur der Internetzugang muss bezahlt werden. Doch so innovativ und praktisch E-Mails auch sind, sie haben auch einen großen Nachteil. Denn inzwischen erhalten Mitarbeiter täglich eine regelrechte E-Mail-Flut und wissen gar nicht mehr, wann sie all die Nachrichten lesen und bearbeiten sollen.
Hier ein paar Tipps zur E-Mail Archivierung und Bearbeitung:
• Richten Sie sich feste Lesezeiten ein. Denn wenn Sie jedes Mal in Ihren Posteingang schauen, wenn eine neue E-Mail eintrifft, dann verlieren Sie viel Zeit. Gewöhnen Sie sich beispielsweise jede volle Stunde nachzuschauen und dann direkt alle eingetroffenen Mails zu beantworten, zu löschen oder weiterzuleiten.
• Reduzieren Sie die Zahl der eingehenden E-Mails:
o Dazu gehört einerseits ein guter Spam-Filter, der Ihnen alle Werbemails entfernt. Aber Vorsicht! Ab und zu gelangt auch mal die falsche Mail in den Spam-Ordner!
o Überprüfen Sie, ob die Newsletter, die Sie erhalten, auch wirklich alle notwendig sind. Und melden Sie unwichtige Newsletter ab, die Ihnen unnötig zeit rauben.
o Bitten Sie Freunde, Bekannte und Kollegen freundlich Ihnen nicht unentwegt lustige Powerpoint-Präsentationen, Viren-Warnungen, Kettenbriefe und Mails über angeblich vermisste Kinder zu schicken. verzichten auch Sie darauf regelmäßig solchen Nonsens weiterzuleiten!
Und das können Sie tun, um Mitarbeitern, Kunden und Vorgesetzen die Einordnung Ihrer geschriebenen E-Mail zu erleichtern:
• Benutzen Sie aussagekräftige Sätze für den Betreff, so dass der Adressat Ihre E-Mail schneller einordnen kann. Dabei können Phrasen wie "Zu Ihrer Information", "Rechnung Nr. 12345", "Angebot Nr. 12345", "Eine kurze Frage", etc. sehr nützlich sein.
• Verwenden Sie die Prioritätsfunktion und geben Sie beim Versand einer E-Mail "Dringend" bzw. "Weniger dringend" an. Diese Funktion finden Sie beispielsweise bei MS Outlook als rotes Ausrufezeichen. Auch diese Angabe hilft dem Empfänger Ihre E-Mail besser einzuschätzen.